Para optimizar su suscripción de cara al próximo período, le recomendamos revisar sus usuarios antes de la renovación.

Esta operación le permitirá identificar las cuentas que desea conservar, suspender o eliminar, preparar la renovación de su suscripción y evitar renovar cuentas inactivas.
 

Funcionamiento de la suscripción

Su suscripción se basa en un número máximo de usuarios inscritos durante un período de 12 meses.

Una vez inscrito, el usuario seguirá contabilizándose en su suscripción hasta el final de dicho período, aunque ya no esté activo. La baja, suspensión o eliminación de la cuenta solo se tendrá en cuenta cuando se renueve la suscripción.

En esta guía, suspender a un usuario significa añadir una fecha de fin de validez a su cuenta. La cuenta y su historial se conservan, pero el acceso finaliza en la fecha indicada.

Importante: estas acciones no liberan inmediatamente plazas en la suscripción actual. Permiten preparar la renovación identificando a los usuarios que ya no deberán contabilizarse durante el próximo período.

Si realiza esta revisión antes de la fecha de renovación (por ejemplo, un mes antes), podrá:

• Anticipar el número de plazas disponibles para el nuevo período. 
• Optimizar el uso de su suscripción. 
• Evitar conservar innecesariamente cuentas inactivas. 
• Preparar con tranquilidad la renovación de su suscripción. 

¿Necesita ayuda? Nuestro equipo de Satisfacción del Cliente puede realizar esta revisión por usted como servicio adicional.

1 – Identificar a los usuarios que deben excluirse de la suscripción

Conéctese a su consola de administración y, a continuación, acceda al espacio de informes para consultar o descargar el Lista de usuarios (suscripción).

Este informe ofrece una visión global del uso de su suscripción, con una línea por usuario. Algunos indicadores clave, como la fecha del último acceso al portal o la fecha de fin de validez indicada en la cuenta, pueden ayudarle a identificar a los usuarios que desea conservar, suspender o eliminar.

También puede realizar un análisis más detallado de la actividad de sus usuarios mediante el informe Síntesis de la sección e-formaciones.

Esta síntesis muestra una línea por usuario y por e-formación realizada, con indicadores clave como la fecha del último acceso a una e-formación, el porcentaje de progreso y el tiempo dedicado.

Para obtener más información sobre este informe y su contenido, consulte la documentación específica.

?Objetivo: distinguir a los usuarios que desea conservar, suspender o eliminar.

2 – Excluir usuarios de su suscripción

Dispone de dos opciones para preparar la renovación de su suscripción: añadir una fecha de fin de validez o eliminar la cuenta.

Option 1 : añadir una fecha de fin de validez

Principio: definir una fecha de fin de acceso para el usuario anterior a la fecha de renovación de su suscripción.

Resultado:

• Se suspende el acceso del usuario. 
• Se conserva el perfil del usuario. 
• Se conserva el historial de formación (progreso, resultados y finalización). 
• El usuario puede reactivarse fácilmente si es necesario (ampliando la fecha de fin de validez). 

Esta operación puede realizarse de forma masiva mediante un archivo CSV. Para ello, descargue la lista de usuarios haciendo clic en el botón Exportar y, a continuación, seleccione Exportar para importar usuarios.

El archivo exportado contiene la lista de todos los usuarios inscritos.

Puede indicar una fecha de inicio y una fecha de fin de validez. Por ejemplo, si su suscripción se renueva el 01/01/2027, puede establecer como fecha de fin de validez el 31/12/2026 para los usuarios cuya suscripción no deba renovarse.

Para simplificar el proceso, puede conservar únicamente en el archivo de importación los usuarios que desea modificar.

Guarde el archivo en formato CSV con delimitador «;».

A continuación, utilice nuestro servicio de importación de usuarios (icono situado en la parte superior derecha de la consola) y seleccione la acción Editar usuarios.

Todos estos pasos se explican detalladamente en nuestra guía: El servicio de importación de usuarios.

Option 2 : eliminar la cuenta

Principio: la cuenta del usuario se elimina antes de la fecha de renovación de la suscripción.

Resultado:

1. La próxima vez que se conecte, se creará un nuevo perfil. 
2. Se generará un nuevo identificador ENI. 
3. El usuario no recuperará su historial (progreso, resultados y finalización). 
4. La actividad de la cuenta eliminada seguirá estando disponible en el espacio de informes.

? Recomendado para usuarios que:

• No tienen ninguna actividad significativa.
• No volverán a realizar una formación.

Importante: la eliminación de una cuenta es irreversible. Si el usuario vuelve a inscribirse posteriormente, comenzará su formación con un nuevo perfil y sin su historial anterior.

Puede eliminar un usuario desde las propiedades de su cuenta:

• accediendo a su dominio de inscripción y, a continuación, a la Lista de usuarios; 
• o utilizando el campo de búsqueda situado en la parte superior de la pantalla.

Todos los pasos para eliminar una cuenta se detallan en nuestra guía: Eliminar y reactivar cuentas de usuario.

¿Qué opción elegir?

Caso particular: uso a través de una plataforma LMS

Cuando se accede a los contenidos ENI a través de una plataforma LMS, las cuentas de usuario se crean automáticamente en la consola de administración ENI la primera vez que se inicia un módulo SCORM.

En este caso, la suscripción debe revisarse en dos niveles:

• En el LMS del cliente: retire el acceso a los contenidos ENI de acuerdo con las normas de su organización (suspenda o elimine la cuenta, retire el acceso al módulo o realice cualquier otra acción equivalente).
• En la consola de administración ENI: también debe realizarse una acción en la consola ENI, ya que la información relativa a la suspensión o eliminación de una cuenta en el LMS no se transmite mediante SCORM.

Por lo tanto, la cuenta permanece en la consola de administración ENI y sigue contabilizándose en su suscripción mientras no se realice ninguna acción en ENI.

¿Qué opción elegir?

La elección entre eliminar la cuenta y añadir una fecha de fin de validez, tal y como se ha explicado anteriormente, depende de dos criterios:

• el número de usuarios que deben excluirse de la suscripción; 
• la posibilidad de que estos usuarios necesiten volver a acceder a su historial de formación posteriormente.

Importante: realizar una acción únicamente en el LMS no es suficiente para excluir a los usuarios de la suscripción ENI. La cuenta de usuario también debe gestionarse en la consola de administración ENI, ya sea eliminándola o añadiendo una fecha de fin de validez.