Accéder au service d’import
Depuis la console d’administration du Portail ENI, cliquer sur l’icône
Une fenêtre s’ouvre pour vous guider afin de :
- Créer des utilisateurs
- Modifier des utilisateurs
Des explications sont présentées pour vous aider dans vos imports.
Créer des utilisateurs par import
Création du fichier d’import
Télécharger le modèle de création proposé dans la fenêtre d’import.
Ouvrir le modèle de création avec Excel.
Renseigner les différentes colonnes (cf. annexes « Règles de remplissage des fichiers d’import » pour plus de détails).
Les colonnes précédées d’un astérisque sont obligatoires :
▪ Identifiant*
▪ Prénom*
▪ Nom*
Les autres colonnes peuvent être supprimées si non utilisées.
- Choisir entre la colonne « identifiant » ou « Email » pour générer les identifiants de vos utilisateurs.
Si seul l’email est renseigné, l’email sera alors l’identifiant par défaut.
Si l’email et l’identifiant sont renseignés l’identifiant sera prioritaire.
- Dans Excel, exporter le fichier pour le mettre dans le bon format : "Fichier" ; "Enregistrer sous" ; "CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (*.csv)"
- Limite : vous ne pourrez importer que 2000 lignes à la fois.
Attention : le fichier doit être au format .csv UTF8 (délimité par des virgules), les fichiers au format CSV (séparateur : point-virgule) seront également fonctionnels mais les formats CSV (Macintosh) ou CSV (DOS) ressortiront en erreur.
Sélection du fichier et de l’option « Création d’utilisateurs »
Dans la fenêtre d’import sélectionner l’action « Création d’utilisateurs ».
Sélectionner le fichier préparé précédemment.
Sélectionner le format de votre fichier :
- Séparateur point-virgule « ; »
- Séparateur « , »
Une fois le fichier sélectionné, un aperçu de la première ligne permet de visualiser le format du fichier et de confirmer quel séparateur a été généré par Excel lors de votre enregistrement.
Sélectionner le format de date utilisé dans le fichier .csv
- JJ/MM/AAAA
- MM/JJ/AAAA
NB : Le format date heure n’est pas autorisé, seul le format date sera traité.
Cliquer sur le bouton « Suivant ».
Sélection des utilisateurs à créer
Dans l’écran de sélection des utilisateurs chaque cellule du tableau est cliquable et modifiable afin de :
- Corriger les lignes en erreurs remontées par l’outil d’import (en rouge)
- Modifier certaines valeurs si besoin
Le code couleur utilisé permet d’identifier si la ligne peut être importée ou non.
- Vert : aucune erreur fonctionnelle identifiée sur la ligne
- Orange : La ligne possède au moins une alerte non bloquante pour l’import
- Rouge : La ligne est en erreur et ne peut pas être importée sans être corrigée
Chaque cellule du tableau en erreur ou en alerte possède une icône d'information 
expliquant lors du survol le problème rencontré.
NB : Si plus de 5 lignes reviennent en erreur (rouge) il est préférable d’effectuer les corrections nécessaires dans votre fichier Excel puis de le réimporter.
- Cocher les lignes à importer.
- Cliquer sur le bouton « Suivant » pour poursuivre le process d'importation.
Dans l'écran de sélection des domaines et des options utilisateurs :
- Sélectionner le domaine sur lequel les utilisateurs doivent être créés.
- Sélectionner le(s) groupe(s) ou nouveau(x) groupe(s) au(x)quel(s) les utilisateurs doivent être inscrits.
- Définir les options utilisateurs dans la partie droite de l'écran. La sélection réalisée s'appliquera sur l'ensemble des utilisateurs prioritairement aux données du fichier.
- Cliquer sur « Finaliser l'import » pour terminer le process d'import.
Une fenêtre vous affiche le détail des résultats de votre import.
Vous pourrez alors choisir parmi les différents boutons proposés pour la suite notamment pour « Fermer » la fenêtre ou procéder à un « Nouvel Import ».
Modifier des utilisateurs par import
Préparation du fichier de modification
- Sélectionner le domaine au sein duquel vous avez des utilisateurs à modifier.
NB : Il n'est possible de traiter qu'un seul domaine à la fois.
- Accéder à la liste des utilisateurs du domaine et cliquer sur « Exporter » puis l'option « Export pour le service d'import utilisateurs »
NB : cliquer à nouveau sur le bouton « Exporter » pour faire disparaître le menu
- Ouvrir le fichier exporté avec Excel.
- Conserver uniquement les lignes et colonnes que vous souhaitez modifier.
- Choisir entre la colonne « identifiant » ou « # » (référence utilisateur ENI) pour effectuer le rapprochement des utilisateurs à modifier.
Si les deux colonnes sont renseignées la colonne « # » sera prioritaire pour effectuer le rapprochement.
- Modifier les données souhaitées (cf annexes « Règles de remplissage des fichiers d’import » pour plus de détails).
- Dans Excel, exporter le fichier pour le mettre dans le bon format : "Fichier" ; "Enregistrer sous" ; "CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (*.csv)"
- Limite : vous ne pourrez modifier que 2000 lignes à la fois
Attention le fichier doit être au format .csv UTF8 (délimité par des virgules), les fichiers au format CSV (séparateur : point-virgule) seront également fonctionnels mais les formats CSV (Macintosh) ou CSV (DOS) ressortiront en erreur.
Sélection du fichier et de l’option « Modification d’utilisateurs »
Dans la fenêtre d’import sélectionner l’action « Modification d’utilisateurs »
Sélectionner le fichier préparé précédemment
Sélectionner le format de votre fichier
▪ Séparateur point-virgule « ; »
▪ Séparateur « , »
Une fois le fichier sélectionné, un aperçu de la première ligne permet de visualiser le format du fichier et confirmer quel séparateur a été généré par Excel lors de votre enregistrement.
Sélectionner le format de date utilisé dans le fichier .csv
▪ JJ/MM/AAAA
▪ MM/JJ/AAAA
NB : Le format date heure n’est pas autorisé, seul le format date sera traité
Cliquer sur le bouton « Suivant »
Sélectionner les utilisateurs à modifier
Dans l’écran de sélection des utilisateurs chaque cellule du tableau est cliquable et modifiable afin de :
▪ Corriger les lignes en erreurs remontées par l’outil d’import (en rouge)
▪ Modifier certaines valeurs si besoin (en ex. ici l’email des utilisateurs)
Attention : les identifiants, prénom et nom des apprenants s’étant déjà connectés à leur espace d’apprentissage ne seront pas modifiables
Le code couleur utilisé permet d’identifier si la ligne peut être ou non importée
▪ Vert : aucune erreur fonctionnelle identifiée sur la ligne
▪ Orange : La ligne possède au moins une alerte non bloquante pour l’import
▪ Rouge : La ligne est en erreur et ne peut pas être importée sans être corrigée
Chaque cellule du tableau en erreur ou en alerte possède une icône d'information
expliquant lors du survol le problème rencontré.
Cocher les lignes à importer pour modification
Cliquer sur le bouton « Suivant » pour poursuivre le process d'importation.
Sélection des domaines et des options utilisateurs
Dans l'écran de sélection des domaines et des options utilisateurs :
▪ La sélection du domaine en mode modification est automatique
▪ Sélectionner le(s) groupe(s) ou nouveau(x) groupe(s) au(x)quel(s) les utilisateurs doivent être inscrits.
NB : Si aucun groupe n’est sélectionné seules les informations des apprenants seront modifiées aucune inscription complémentaire ne se fera dans un groupe.
▪ Définir les options utilisateurs dans la partie droite de l'écran
La sélection réalisée s'appliquera sur l'ensemble des utilisateurs prioritairement aux données du fichier.
Les cases à cocher dans un état « intermédiaire » permettent de ne pas mettre à jour les données (ex. Mot de passe obligatoire ou Définir une période de validité)
Cliquer sur « Finaliser l'import » pour terminer le process d'import.
Une fenêtre vous affiche alors le détail des résultats de votre import.
Vous pourrez alors choisir parmi les différents boutons proposés pour la suite notamment pour « Fermer » la fenêtre ou procéder à un « Nouvel import ».
Le bouton Précédent permet de revenir à l'écran de sélection des utilisateurs : Les modifications apportées à l'écran lors du premier passage sont conservées et les utilisateurs déjà importés n'apparaissent plus.
Cela permet donc de traiter facilement le même fichier en plusieurs fois.
Il ne reste que la dernière phase à effectuer (choix du domaine/groupe et la sélection des options).
Le bouton Nouvel import ramène au premier écran de démarrage de l’import avec le choix du fichier à utiliser.
Annexes
Règles de remplissage des fichiers d’import
L’écran de sélection des utilisateurs
Le bouton « Réactualiser » permet d’appliquer à nouveau le filtre choisi en fonction des champs corrigés ou modifiés dans l’écran (Lignes sans erreurs - vertes, Lignes avec alerte -oranges ou Lignes avec erreur- rouges) ainsi que les filtres et tris appliqués sur les colonnes.
Cliquer sur la croix pour retirer certains filtres si besoin.
Vous pouvez faire apparaître des colonnes supplémentaires à l’aide du bouton
Droits d’administration spécifiques
Un Super Administrateur ne sera pas limité en création ou modification d’utilisateurs.
Un Administrateur Standard ne pourra créer ou modifier des utilisateurs que s’il a des droits sur un domaine donné en « Modification autorisée » et « Gestion des utilisateurs » autorisée. Il aura uniquement accès aux apprenants du domaine sur lequel il a des droits.
NB : L’attribution de droits sur un groupe seulement ne suffit pas à donner des droits de création et modification d’utilisateurs à un Administrateur Standard.
Si un Administrateur Standard tente de modifier un utilisateur sur lequel il n’a pas de droits, la ligne ressortira en rouge avec une alerte sur le tableau de sélection des utilisateurs.
