Comment accéder à votre espace reporting
Depuis votre console d’administration du Portail ENI , cliquez sur l’icône 
.
Votre espace est découpé en 3 parties :
- Le bandeau supérieur
- Le volet de Navigation à gauche de l’écran vous propose différents types de rapports visibles ou non en fonction du modèle économique auquel vous avez souscrit.
- La zone d’affichage au centre de l’écran.
Cet espace est actualisé avec les données sources de vos apprenants deux fois par jour.
La dernière mise à jour des données figure en haut du Volet de Navigation à gauche de l’écran.
Les dates et heures affichées en bas du volet de navigation sont au format UTC (Universal Coordinated Time) afin de respecter la norme horaire internationale. (Les données qui vous seront restituées respecteront également cette norme).
Pour vous aider à naviguer et comprendre les termes utilisés, un lexique est à votre disposition en cliquant sur cet icône 
dans le bandeau supérieur.
Le Dashboard (Tableau de bord)
Le Dashboard est l’outil central qui vous permettra en tant qu’administrateurs et/ou formateurs de visualiser des informations clés sur l’apprentissage en cours de vos apprenants.
- Dans la zone Domaines et groupes, sélectionnez le ou les domaines, le ou les groupes pour lesquels vous souhaitez obtenir une synthèse.
- Saisissez, au besoin, vos bornes de date correspondant à la période pour laquelle vous souhaitez obtenir un reporting (par défaut, les 12 derniers mois sont sélectionnés).
- Cliquez sur le bouton Valider.
Différents éléments apparaissent à l’écran en fonction du modèle économique choisi :
Utilisateurs actifs ou Nombre d’utilisateurs uniques connectés sur la période sélectionnée. En passant le curseur de la souris sur le diagramme le nombre d’apprenants actifs mois par mois s’affichera. Un apprenant est considéré comme actif lorsqu’il clique sur une ressource (e-formation, livre, vidéo) mise à sa disposition.
Temps passé total ou Temps effectif total sur la période. Il s’agit du temps passé en formation sur une e-formation ou une vidéo ou un livre (sans le temps de navigation) par vos apprenants pendant la période sélectionnée. En passant le curseur de la souris sur le diagramme s’affichera le temps passé en formation par mois.
Taux de connexion ou Nombre d’utilisateurs actifs/nombre d’utilisateurs inscrits. Il représente le pourcentage de personnes s’étant connecté à une ressource (livre, vidéo, e-formation) et inscrits à une ressource entre les bornes de dates renseignées.
Statut des e-formations : Répartition en pourcentage des statuts : non commencé, en cours et terminé.
Attention cette répartition ne tient pas compte de la période sélectionnée. Il s’agit d’une répartition du statut des e-formations à la date de la génération du rapport.
En cliquant sur « Voir le rapport » vous arrivez directement sur l’espace dédié aux e-formations. Il est accessible également en cliquant dans le volet de navigation à gauche de l’écran sur « E-formations » puis sur « Synthèse ».
Top contenus cours et Livres IT : Répartition des 5 cours ou livres IT les plus consultés sur la période. Le nombre d’apprenants uniques ayant consulté chaque ressource est affiché sur le graphique sélectionné (visible dans le cadre d’une souscription à une bibliothèque numérique IT).
Top contenus cours et Livres Bureautique, WEB, PAO : Répartition des 5 cours ou livres les plus consultés sur la période sélectionnée. Le nombre d’apprenants uniques ayant consulté chaque ressource est affiché sur le graphique (visible dans le cadre d’une souscription à une bibliothèque bureautique, web et PAO).
En cliquant sur « Voir le rapport » vous arrivez directement sur l’espace dédié aux rapports de consultations de votre bibliothèque numérique IT ou Bureautique, web, PAO. Il est accessible également en cliquant dans le volet de navigation à gauche de l’écran sur « Cours et Livres IT » puis sur « Synthèse » ou « Cours et livres bureautique web, PAO » puis sur « Synthèse »
L’espace « E-formations »
L'espace e-formations est conçu pour fournir aux administrateurs et aux formateurs des données détaillées et des analyses sur les activités d'apprentissage.
- Dans la zone Domaines et groupes, sélectionnez le ou les domaines, le ou les groupes pour lesquels vous souhaitez une synthèse.
Saisissez, au besoin, vos bornes de date correspondant à la période pour laquelle vous souhaitez obtenir un reporting (par défaut, les 12 derniers mois sont sélectionnés).
Cliquez sur le bouton Valider.
Quatre onglets sont proposés :
- L’onglet Synthèse
- L’onglet E-formations
- L’onglet Modules
- L’onglet Non-commencés
Deux notions importantes à retenir :
- Le temps effectif correspond au temps de formation strict que passe l’apprenant sur les leçons, les exercices, les vidéos et les livres.
- Le temps de connexion comprend à la fois le temps effectif de formation mais aussi le temps que passe l’apprenant à naviguer sur le Portail.
L’onglet Synthèse
Cet onglet vous affiche des informations statistiques générales
- Statut des e-formations, depuis la création du Portail. Répartition selon les statuts : non commencé, en cours et terminé.
- Temps moyen période : il s’agit du temps effectif moyen par apprenant passé sur le Portail sur la période définie.
- Temps total période : il s’agit du temps effectif total de tous les apprenants sur la période définie.
- Progression moyenne totale, depuis la création du Portail. Ce chiffre inclue les apprenants assidus qui suivent leurs formations mais aussi ceux qui se seraient connectés à leur e-formation une première fois mais qui n’auraient pas encore débuté leurs parcours.
- Temps effectif moyen total : il s’agit du temps moyen strict passé par les apprenants sur les leçons, les exercices, les vidéos et les livres depuis la création du Portail.
- Temps effectif total : il s’agit du temps total strict passé par les apprenants sur les leçons, les exercices, les vidéos et les livres depuis la création du Portail.
- Statut des E-Formations : Liste des e-formations à disposition de vos apprenants avec pour chacune le nombre de e-formations non commencées, en cours ou terminées. Vous avez la possibilité de télécharger cette liste au format Excel. Vous pouvez à tout moment filtrer puis cliquer sur le bouton « Télécharger » pour récupérer votre sélection au format Excel. (Remarque : ce tableau ne tient pas compte de la période sélectionnée).
L’onglet E-formations
Cet onglet vous propose les données (progression, résultat,…) dédiées à chaque e-formation dans sa globalité (tous modules confondus).
A l’écran, vous disposez d’un certain nombre d’informations dans des colonnes. (Exemple : Nom, Prénom, login, …)
L’onglet Modules
Cet onglet vous présente les informations détaillées pour chaque module consulté par vos apprenants dans la ou des e-formations qui leur ont été attribuées.
L’onglet Non-commencés
Cet onglet vous présente la liste des apprenants inscrits à une ou plusieurs formations mais n’ayant pas encore consulté à leur (s) e-formation(s).
L’espace « Evaluations »
L'espace Evaluation est conçu comme l’espace E-formations mais vous fourni les données détaillées et analyses uniquement pour vos Evaluations. Il est composé des mêmes onglets et reprend les mêmes statistiques que ce qui est décrit pour l’espace E-formations (cf section précédente).
L’espace « Utilisateurs »
L’espace Utilisateurs vous permet d’accéder à différents relevés en fonction de votre modèle économique :
- Le « Relevé de connexion »
- Le « Relevé de des inscrits (forfait) »
- Le « Relevé de licences à l’inscription »
Le relevé de connexion
Ce relevé vous détaille les activités en ligne de vos apprenants. Il est visible pour tout apprenant ayant suivi une e-formation.
- Dans la zone Domaines et groupes, sélectionnez le ou les domaines, le ou les groupes pour lesquels vous souhaitez une synthèse.
- Saisissez, au besoin, vos bornes de date correspondant à la période pour laquelle vous souhaitez obtenir un rapport (par défaut, les 12 derniers mois sont sélectionnés).
- Cliquez sur le bouton Valider.
L’option Eléments supprimés permet d’extraire dans le relevé, les apprenants qui ont été supprimés de la console d’administration sur la période sélectionnée. (Remarque : Cette option peut considérablement augmenter le délai de chargement).
Trois onglets composent le relevé de connexions
- L’onglet E-formations
- L’onglet Modules
- L’onglet Points
L’onglet E-formations
Il vous permet d’obtenir les informations de connexion telles que la date début, la date fin ou encore la durée de connexion de l’apprenant pour chaque session de connexion à sa formation.
L’onglet Modules
Cet onglet permet d’obtenir le relevé de connexion détaillé d’un groupe d’apprenants ou d’un apprenant en particulier, pour chaque session de connexion à des modules d’e-formations.
L’onglet Points
Cet onglet permet d’obtenir les sessions de connexion détaillées d’un groupe d’apprenants ou d’un apprenant en particulier jusqu’au point près (question ou exercice pédagogique) d’un module d’une e-formation.
Le relevé des inscrits (forfait)
Ce relevé vous détaille le nombre d’inscrits sur la période en cours de votre Forfait.
- Pour plus de détail sur nos abonnements forfait bureautique, Web et PAO, cliquez ici.
- Pour plus de détail sur nos abonnements forfait IT, cliquez ici.
Remarque : Si vous ne voyez pas apparaitre dans l’espace Utilisateurs, le relevé de des inscrits (apprenants inscrits) appuyez sur les touches <CTRL><F5> de votre clavier pour rafraîchir la page et vider votre historique de navigation.
Date : Date du jour.
Date de fin de validité du forfait : Date de fin de votre abonnement.
Inscrits : Nombre d’apprenants inscrits à la date du jour. Les apprenants supprimés pendant le contrat en cours ou dont la date de fin de droit est comprise dans le contrat en cours seront comptabilisés.
Actifs : Nombre d’apprenants s’étant connectés au moins une fois à une e-formation ou ressource vidéos /livres sur la période de votre abonnement.
Le relevé de licences à l’inscription
Ce relevé vous permet d’obtenir le nombre de licences consommées à l’inscription/e-formation.
L’espace « Certificats de Réalisation ».
Cet espace vous permet d’éditer des certificats de réalisation en masse pour vos apprenants. Pour en savoir plus veuillez suivre ce lien.
Personnaliser l’affichage des rapports des différents espaces
L’ensemble de nos rapports sont personnalisables dans leur affichage des données.
Pour cela vous disposez des options d’affichage de colonnes, de tri et des filtres.
Définir les colonnes à afficher
Cliquer sur les 3 petits points à droite du titre d’une colonne pour accéder à l’option « Colonnes »
Dans la liste déroulante, cocher ou décocher les colonnes complémentaires que vous souhaitez voir apparaître ou non sur votre rapport.
Trier et filtrer l’affichage des rapports
Vous pouvez en cliquant sur les 3 petits points à droite du titre d’une colonne, accéder aux options de tri et de filtre.
Pour effectuer un filtre, cliquez sur l’option « Filtrer » puis renseignez les différentes zones en fonction de votre requête de filtre.
Vous pouvez également filtrer plus rapidement en saisissant directement vos critères de filtre dans les colonnes concernées.
Dans l’exemple ci-dessous, le critère « ENI » a été saisi dans la colonne Nom et le critère « Excel » dans la colonne E-formations :
Lorsque vous téléchargez un rapport au format Excel à l’aide du bouton Télécharger, quel que soit l’espace d’où il provient, vous aurez uniquement en téléchargement les colonnes sélectionnées ainsi que les données correspondantes aux filtres et aux tris effectués.
Pour aller plus loin avec vos données Excel
Voici comment convertir vos données pour qu’elles soient exploitables dans Excel.
Sur cet exemple les données présentées dans la colonne sont des durées et devraient donc être alignées à droite dans la colonne pour permettre des calculs.
On voit effectivement que si on réalise une simple somme de la colonne, Excel nous affiche 0.
Excel ne reconnait pas ces données en tant que données numériques mais en tant que données alphabétiques. C’est pourquoi, il est nécessaire de les convertir pour vous permettre la réalisation de calculs.
- Sélectionnez les données à convertir
- Onglet Données groupe Outils de données, icône Convertir
Un assistant en trois étapes s’affiche :
- Cochez l’option Délimité et cliquez sur le bouton Suivant.
- Laissez les choix par défaut et cliquez sur le bouton Suivant.
- Vérifiez que l’option Standard est bien cochée puis cliquez sur le bouton Terminer.
Les données s’alignent automatiquement à droite de la colonne et la cellule de calcul affiche, à présent, la somme des durées.
Glossaire
Liste des colonnes disponibles dans l’ensemble des rapports des différents espaces.
Domaine : nom du domaine dans lequel vous avez inscrit l’apprenant.
Groupe : nom du groupe dans lequel vous avez inscrit l’apprenant.
Login : identifiant qui permet à l’apprenant de se connecter à son espace de formation. Nous préconisons une adresse mail professionnelle.
Référence utilisateur : référence utilisateur ENI (elle est unique dans nos bases).
E-formation : titre de la e-formation attribuée à l’apprenant.
Référence e-formation : référence ENI de la e-formation (elle est unique dans nos bases).
Inscription : date à laquelle l’apprenant a été inscrit à la e-formation.
Date 1er accès : date à laquelle l’apprenant s’est connecté pour la première fois à sa e-formation.
Dernier accès : date à laquelle l’apprenant s’est connecté pour la dernière fois à sa e-formation.
Durée de connexion : temps de connexion total à la e-formation, y compris le temps de navigation.
Durée de connexion sur la période sélectionnée : temps de connexion total à la e-formation, y compris le temps de navigation sur la période donnée.
Temps effectif total : temps de formation strict de l’apprenant depuis son premier accès. Ce temps ne tient compte que du temps de formation, le temps de navigation dans le Portail est exclu.
Temps e-formation sur la période sélectionnée : temps effectif passé sur le Portail pendant la période sélectionnée.
Progression totale : pourcentage d’avancement dans la e-formation calculé uniquement sur les modules obligatoires.
Résultat total : pourcentage de réussite aux exercices. Pour les e-formations sans exercices (points pédagogiques, avec livres et vidéos uniquement) le pourcentage reste à 0%.
Supprimé : indique par la valeur « Vrai’ » ou « Faux » si le compte de l’apprenant a été supprimé.
Accès Actif : indique par la valeur « Vrai » ou « Faux » si l’accès de l’apprenant est actif pour une e-formation donnée.
Module : nom du module
Référence module : référence du module (elle est unique dans nos bases).
Obligatoire : « Oui » indique un module obligatoire (il doit être réalisé pour arriver à 100% de progression. « Non » indique un module optionnel.
Type de ressource : indique si la ressource fait partie du E-learning interactif, d’un cours (ou vidéo), ou du livre.
Premier accès module : date de premier accès au module
Dernier accès module : date de dernier accès au module
Temps passé points : cumul du temps passé à la réalisation des exercices interactifs, au visionnage des leçons, des vidéos de cours et à la lecture des contenus de livres.
Temps module sur la période sélectionnée : temps effectif module sur la période (en fonction des dates sélectionnées avant affichage du rapport)
Date début : date de début de connexion
Date de fin : date de fin de connexion
Point : intitulé de la question/exercice/point pédagogique
Référence point : référence du point pédagogique/exercice (il est unique dans nos bases).
Désinscription : date à laquelle a été désinscrit un apprenant (uniquement disponible dans le relevé à l’inscription e-formation)
Heure désinscription : heure à laquelle a été désinscrit un apprenant (uniquement disponible dans le relevé à l’inscription e-formation)
Heure premier accès : heure à laquelle s’est connecté l’apprenant pour la toute 1ère fois à sa e-formation.
Heure dernier accès : heure à laquelle s’est connecté l’apprenant pour la toute dernière fois à sa e-formation.